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ウェルビーイング・クエスター(心と体の幸せ探求者)きくっちの日記

【孫正義が認めた最高品質の会議術】効率的・効果的な会議のコツ

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こんにちは。

ウェルビーイング・クエスター(心と体のしあわせ探究家)きくっちです。

 

皆さんは,日々の会議にうんざりしていませんか?

「毎日毎日,会議に追われて時間がない!」「何時間も話し合って,結局何も決まらなかった!」という「ムダな会議」に振り回されていませんか?

 

本書の著書も,以前はそのような「会議ジプシー」。

上司からも部下からも,会議のスケジュールをガンガン入れられ,自分の仕事時間が激減。

一方で,マネージャーとしての仕事や責任が増え,結果を出さなければならない。

そのような状況で試行錯誤を繰り返す中で,会議ノウハウを確立したというのが本書です。

 

著者の前田鎌利さんは1973年生まれ。孫正義社長(現会長)の後継者育成機関であるソフトバンクアカデミア第1期生に選考され,第1位を獲得。

孫社長に直接プレゼンして事業提案を承認されたほか,孫社長のプレゼン資料づくりに携わり,その卓越したプレゼン力を部下に伝授するとともにチーム内の会議を改革。

チームの生産性を倍加して,次々とプロジェクトを成功させた実績を評価され,ソフトバンク子会社の社外取締役をはじめ多くのプロジェクトを任され,2013年に独立。

 

本書は机上の空論ではなく,孫社長はじめソフトバンクの切れ物が集まる会議の現場で磨き上げられてきた「最高品質の会議術」のノウハウが詰まった一冊です。

 

 

【1.なぜ会議を行うのか?】

ざっくり分類すると,「会議の目的」は「①情報共有」と「②課題解決」の2つあります。

「①情報共有」は,特定の個人や部署が所有している情報を共有すること。

「②課題解決」は,何らかの課題があり,その解決が困難なため複数人で集まって知恵を絞ろう,というものです。

 

【2.会議のキモは?】

会議の目的は,「②課題解決」により重点が置かれるべきでしょう。

なぜなら,「①情報共有」は,現代は情報テクノロジーの発達により,必ずしも会議という形態を取らなくても実現可能だからです。

 

【3.会議の種類は?】

「②課題解決」を図る会議は,大きく2つに分類されます。

1つは,ズバリ「課題そのものの解決を図る会議」。

「解決策を決める会議」と言い換えてもよいでしょう。

もう1つは,課題そのものの解決を図る準備段階としての「解決策を探る会議」。

いわゆる「ブレインストーミング(ブレスト)」が,これに当たります。

本書では,効果的なブレストについても書かれていますが,本稿では「課題そのものの解決を図る会議」に絞ります。

 

【4.会議を効率的,効果的に行うには?】

①課題,②原因,③解決策,④効果,⑤スケジュール,⑥コスト6つの要点」を押さえたサマリー(要約)作成がポイント。

詳細なバックデータは別資料とし,箇条書き(13字以内)のサマリーを用いて,主旨をシンプルかつコンパクトに説明します。

資料は「読ませて」はならないのです。

①課題

最初に「解決すべき課題」の明示。「皆さん,この会議で解決すべき課題はこれです!」と問題意識を明確にします。

<例>来客数の減少

           ・4月から減少傾向顕著

   ・直近半年で3分の1

②原因

続いて,課題の原因を説明。「なぜ,課題が発生したのか?」その原因を明らかにすることで,解決策を探る下準備を整えます。

<例>顧客満足度の低下

           ・1月90%→7月60%

③解決策

ここではじめて,解決策を提示します。前に,「②原因」を示しているので,その流れを踏まえた解決策が期待されます。

<例>接客接遇の改善研修

           ・接客接遇が不満足要素のトップ

④効果

「③解決策」を実施することで,どのような効果が期待できるのか,可能な限り定量的な数値を具体的に示します。

<例>来客数の増加

   ・半年前水準の回復(3倍) 

⑤スケジュール

「③解決策」を実施するのに必要なスケジュールを示します。

<例>接遇研修を3ヶ月間実施

   ・現場社員が順次受講

⑥コスト

「③解決策」の実施に必要なコストを具体的に示します。

「④効果」「⑤スケジュール」と比較して,コストパフォーマンスが妥当か判断する材料を提供します。

<例>100万円

   ・接遇研修講師への謝礼 

  

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【5.ベストな会議時間は?】

会議時間は30分!

前半15分間で,会議の前提となる情報共有,伝達,進捗確認。

もちろんここは,可能な限り事前に共有して,かるく終えます。

後半15分間のうち,冒頭の3分間で説明,10分間で議論,最後の2分で意思決定。

 

①課題~⑥コストまでの要点が的確かつ簡潔に整理されていれば,議論や意思決定はスムーズにできるはずです。

逆に,この前提となる資料のクオリティが低いと,「議論,判断する材料が揃っていない!」「意思決定できない!」となるので,会議前の入念なチェックが必須です。

 

【6.孫の二乗の法則】

ソフトバンクには,孫正義さんが考案した「孫の二乗の法則」という兵法哲学があります。

そのひとつが,「7割で勝負をかけろ。9割まで待つと手遅れ。5割で戦うのは愚かだ」。

 

「会議資料のクオリティをどこまで高めるか?」にも関係しますが,そもそも「完璧な判断」は存在せず,「完璧な判断材料」がそろうこともありません。

判断を留保するうちに問題が大きくなり,状況が悪化する可能性も十分あることから,ある程度,見切り発車しないといけません。

では,どれくらいのさじ加減で見切り発車するのか?その基準が上記です。

このスピード感こそが,ソフトバンクの成長の秘訣ではないでしょうか?

 

【7.まとめ】

私は本書を読み,仕事で作成する資料の構成を変更しました。

上記の「①課題」~「⑥コスト」の項目は,シンプルなようで要点がもれなく,かぶりなく盛り込まれています。

そして,ロジカルなストーリーとして展開できるため,聞き手にとって聞きやすい,わかりやすい資料となります。

 

また,資料を作成する段階で,「課題の原因分析があまい!」「この解決策ではコスパが悪い!」と自分で気づくことができるので,課題の精査や資料のクオリティ向上が図れます。

 

いきなり会議の進め方を変えるのが難しい場合は,まず資料の見直しから活用してはいかがでしょうか?

資料や会議を効率的かつ効果的にブラッシュアップすることで,より高い付加価値と時間の余裕を生み出していきましょう!

 

最高品質の会議術

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社内プレゼンの資料作成術

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